Что нового в версии 4.2

Модуль «Коммуналка», тип помещения «Рабочее место» для коворкингов, расчет периодов счетов с начала договора для складов индивидуального хранения и другие фишки.

1. Модуль «Коммуналка»

Модуль автоматизирует расчет и перевыставление актов РСО (ресурсоснабжающих организаций) арендаторам пропорционально показаниям счётчиков и/или площадям помещений.

Поддерживается начисление коммуналки как внутри основного договора аренды, так и отдельным договором, например, напрямую с собственником.

Общая логика модуля

Единоразовые действия по настройке:

  1. Добавить схемы подключения счётчиков.
    Помещения подключаются к счётчикам, а не к договорам аренды – это позволяет инженеру настроить схемы счётчиков один раз, а не для каждого договора аренды.
  2. В договорах аренды отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Часто информация о подключении счётчиков существует только в голове у главного инженера. В pro.rent создается цифровой паспорт объекта и новым сотрудникам не придется тратить время на восстановление документации.

Скриншот: Схема счетчиков

Ежемесячные действия:

  1. Ввести показания счётчиков.
  2. Добавить акты РСО.
    В них указать тарифы и загрузить их сканы.
  3. Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам».
  4. Проверить сформированные счета, акты и счета-фактуры, отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом.

ПОДРОБНАЯ ИНСТРУКЦИЯ К МОДУЛЮ «КОММУНАЛКА»

2. Новый тип помещения «Рабочее место»

Пригодится, если у вас коворкинг или смарт-офис.
Скриншот: Тип помещения Рабочее место

3. Поддержка расчетных периодов с даты начала договора

Актуально для складов индивидуального хранения.
Если договор аренды заключен 16.06.2020, то расчетные периоды будут:

  • 16.06.2020 – 15.07.2020
  • 16.07.2020 – 15.08.2020
  • и т.д.

Теперь в pro.rent можно настроить такой график:
Скриншот: Период оплаты с даты договора

4. Поддержка импорта выписок казахских банков

Теперь pro.rent понимает выписки казахских банков в формате 1С. Если интерфейс банка возвращает выписку в zip-архиве, pro.rent самостоятельно его разархивирует.

5. В описание объекта или помещения на публичном сайте можно вставить любой html-код

Например, можно встроить ролик с youtube.
Скриншот: Встраивание видео

6. Скоро освобождающиеся помещения на интерактивных планах отмечаются «Свободно с ДД.ММ.ГГГГ»

В Настройки портала можно указать за сколько дней до окончания договора нужно отметить помещение свободным и начинать поиск нового арендатора.

Помещение будет автоматически:

  • Отмечено «Свободно с ДД.ММ.ГГГГ» на интерактивных планах.
  • Выгружено на рекламные площадки.

Скриншот: Свободно с ДД.ММ.ГГГГ

7. Возможность не учитывать договор в статистике заполняемости объекта

Если вы ведете в pro.rent не только договоры субаренды с конечными арендаторами, но и договоры аренды между УК и собственником, то последние следует отметить «Не учитывать в заполняемости».

Такие договоры:

  • Не влияют на статистику заполняемости.
  • Не отображаются в предупреждении, что помещения уже сданы по другому договору.
  • Помещения из договора считаются свободными.

Скриншот: Не учитывать в заполняемости

8. При добавлении нового соглашения виден список ранее добавленных соглашений

Теперь не нужно открывать несколько вкладок, чтобы вспомнить даты предыдущих соглашений.
Скриншот: Список существующих соглашений при добавлении нового

9. Email-уведомления арендаторам о начале действия соглашений стали понятнее

  1. Уведомление содержит ссылку на PDF этого соглашения.
  2. В тексте уведомления указываются арендные каникулы, если они содержатся в соглашении.

10. Запрет автоотправки счетов и актов на email

В предыдущей версии мы добавили возможность одной галочкой запретить автовыставление счетов и актов на период COVID-19.

От многих пользователей поступила просьба оставить автовыставление включенным, но запретить автоотправку на email арендаторам, чтобы можно было отредактировать счета перед этим.
Переключатель добавлен в Настройки портала.
Скриншот: Запрет автоотправки

11. Больше вариантов объединения строк в счетах и актах

В договорах аренды с несколькими помещениями и услугами появилось больше вариантов объединения строк в автоформируемых счетах и актах.
Скриншот: Объединение строк

12. В списке счетов и актов отображается их категория

Теперь в списке сразу видно суть счета. При автоформировании счетов категория проставляется автоматически, при ручном формировании категорию можно указать вручную у каждой строки:

  1. Аренда
  2. Коммуналка
  3. Торговый оборот
  4. Депозит
  5. Другое

Скриншот: Категории счетов и актов

13. Период счетов и актов задается у каждой строки индивидуально

Раньше период услуг можно было указать только для всего счета целиком. Теперь его можно задать у каждой строки фактурной части.
Удобно, если вы хотите выставить коммуналку одним счетом построчно за несколько месяцев.

14. Комментарий к оплатам счета

Если счет закрывается не платежом, а, например, взаимозачетом, то около галочки «Без платежа» можно указать комментарий об этом.
Скриншот: Комментарий к оплате счета

15. Умная кнопка «Сохранить счет и создать акт»

Удобно создавать комплект Счет + Акт:

  1. Создайте счет.
  2. Нажмите умную кнопку, акт будет создан автоматически.

Скриншот: Сохранить счет и создать акт

Посмотреть все статьи