Что нового в версии 4.17

1. Правила формирования счетов и актов

Раньше в каждом договоре по отдельности задавались настройки:

• Сколько нужно строк в счете, если в договоре несколько помещений и услуг.
• Нужно ли включать номер договора в каждую строку счета.

В новой версии эти настройки вынесены в единое место:

1. В Настройки портала -> Правила счетов и актов задаете необходимое количество разных правил (комбинаций).
2. В договорах выбираете из списка ранее настроенных правил.

2. Возможность просроченные счета на предоплату переформировывать в доплату

Рассмотрим случай:

• Условия оплаты по договору: предварительная оплата до 5 числа за текущий месяц. Например, до 5 марта за март.
• За 10 дней это этого арендатору будет сформирован счет с формулировкой «Предварительная оплата за аренду». В данном примере 23 февраля.
• Если арендатор задержит оплату и произведет ее в апреле, то формулировка «Предварительная оплата» теряет смысл.
  Теперь в Настройки портала -> Правила счетов и актов можно задать когда арендаторам-должникам будут формироваться новые счета с формулировкой "Доплата за аренду".

Для действующих аккаунтов эта настройка по-умолчанию выключена.

Мы рекомендуем задавать не менее, чем «через 3 дня после окончания периода счета на предоплату», что бы было время разнести банковскую выписку за последний день месяца.

С этой настройкой график автоматического формирования счетов выглядит так:

Если основной счет на предварительную оплату будет полностью оплачен до окончания месяца, то счет на доплату формироваться не будет.

3. Единица измерения услуг «шт» вместо «услуга»

Раньше Pro.rent формировал счета и акты на услуги, указывая единицу измерения «услуга».

Бухгалтеры некоторых наших клиентов обратили внимание, что такая единица отсутствует в едином справочнике классификатора единиц измерения.

В России рекомендуется применять единицу «шт», в Казахстане «одна услуга».

Теперь в Настройки портала можно задать единицу измерения услуг:

4. Префикс счетов и актов в зависимости от исполнителя и объекта

Новая версия Pro.rent может формировать счета и акты, нумеруя их не только по каждому исполнителю (арендодателю), но и по объекту.
Например, зададим:

• Префикс исполнителя «АР-».
• Префикс объекта «01/».

Счета будут формироваться со следующими номерами:

• АР-01/1
• АР-01/2
• АР-01/3
• и т.д.

Префикс арендодателя задается в редактировании контрагента-исполнителя.
Префикс объекта задается в редактировании объекта:

5. Настройка исполнителя (арендодателя) по-умолчанию

Если у вас несколько исполнителей (арендодателей), то раньше при создании нового договора автоматически подставлялся первый из них.

Теперь в Настройки портала можно указать наиболее часто используемого исполнителя и он будет выбираться в новых договорах автоматически.

6. Адрес секций

Структура данных в Pro.rent:

• Верхний уровень – Объекты.
• Объекты состоят из Секций.
• Секции состоят из Этажей.
• Этажи состоят из Помещений.

Изначально секции задумывались как части одного и того же здания, у них отсутствовало поле «Адрес».

Некоторые наши клиенты управляют множеством зданий, сгруппированных на нескольких площадках. В таком случае площадка – это Объект, а каждое здание на площадке – Секция.

Теперь у Секции можно задать отдельный адрес и использовать его в шаблоне договора:

Обратитесь к специалистам нашей поддержки для бесплатной доработки ваших шаблонов договоров.

7. Настройка помещения «учитывается в полезной площади»

Мы видим разные подходы к расчету процента заполняемости объектов, например:

• Одни считают паркоместа полезной площадью, т.е. при их сдаче в аренду процент заполняемости здания должен увеличиться. Обычно так считают владельцы парковок внутри здания.
• Другие считают, что аренда паркомест не должна влиять на общий процент заполняемости здания. Такого мнения придерживаются владельцы зданий с отдельными парковками.

Теперь в карточке каждого помещения можно указать является ли данное помещение полезным, т.е. будет ли оно влиять на общую статистику и процент заполняемости:

8. Лимит размера файла увеличен с 20 до 100 МБ

Теперь вы можете загружать файлы до 100 МБ каждый, особенно полезно для сканов больших договоров.

Количество файлов неограничено.

9. Новые переменные шаблонизатора

Старые переменные работают без изменений, добавлены новые:

• {Адрес} в списке {#Секции}.
• {ТипДоговора.*}.
  Позволяет проверить тип договора на «аренда», «субаренда», «услуги» и изменять соответствующие формулировки автоматически.
• {АктыРСО}.
  Позволяет вставлять список актов от РСО в детализацию к счету на коммуналку конечному арендатору.
• {Цена2} и {Сумма2}.
  Содержат округленные до 2х знаков значения:
  • Ставка за 1 м².
  • Тариф на коммуналку.
• Возможность проверки на пустое значение поля.
  Например,
  • {?Пени=null} – выполнится, если в договоре не задана ставка пени.
  • {?Пени=0} – выполнится, если в договоре задана нулевая ставка пени.

Полный перечень переменных приведен в Документация -> Шаблоны документов.

10. Столбец комментария объекта в экспорте Excel

При экспорте реестра объектов в Excel добавлен столбец с комментариями, указанными в карточке объекта.